28 septembre 2021
Outils de communication pour une meilleure visibilité

Que considérer lors du choix d’outils de communication interne ?

À mesure que les organisations se transforment, vos façons de vous connecter à vos employés doivent s’adapter. La technologie se développe, les effectifs se développent et se contractent, de nouvelles avenues commerciales sont explorées. Mais au milieu de toutes ces variations, il y a certaines constantes que vous devez prendre en compte lors du choix de votre outil de communication interne.

Accès sur une gamme d’appareils

Une organisation compte de nombreux employés dans des rôles différents. Bien qu’il existe certains employés de bureau, il y en a d’autres qui sont en contact direct avec les clients ou qui travaillent dans des entrepôts, des lignes de production ou passent beaucoup de temps sur la route. Votre outil information interne doit être capable de servir tous ces différents types de travail, et donc l’accès sur les tablettes, les ordinateurs partagés et les téléphones portables est une partie nécessaire et fondamentale de l’utilisation du système.

Communication sur mesure

Au lieu d’une approche unique, vous devez trouver un moyen de personnaliser les actualités, afin que toutes les informations soient propres à cet utilisateur. La personnalisation de la page d’accueil ou du flux de vos employés en personnalisant le contenu affiché pour différents groupes d’employés offre une expérience utilisateur personnalisée. Cela permet aux travailleurs de recevoir des informations pertinentes qui encouragent l’engagement.

Modifier les communications

Lorsque votre entreprise subit des changements ou fait face à une crise , contacter le personnel en dehors des heures de travail, fournir des mises à jour régulières et garantir une source unique de vérité crédible pour les informations essentielles sont tous sur la liste des incontournables. Votre stratégie de communication interne doit pouvoir prévoir chaque éventualité et disposer d’un accès simple, facilement consultable et centralisé à toutes les politiques, procédures et protocoles pour vous aider, vous et votre organisation, si un scénario devait se produire.

Communication au-delà des frontières traditionnelles

L’un des plus gros problèmes auxquels les organisations sont confrontées est le cloisonnement. La restriction de la communication ou le partage d’informations entre les départements, les bureaux et les pays peut créer des problèmes importants plus tard. Votre outil de communication interne doit pouvoir connecter les employés entre eux, quel que soit l’endroit où ils travaillent. Cela devrait favoriser la collaboration et encourager les travailleurs à se tourner vers d’autres domaines de leur entreprise pour obtenir de l’aide, de l’inspiration et des découvertes. Il devrait désiloter les personnes et les compétences et les ouvrir à tous les niveaux, grâce à une combinaison de visibilité, de conversation et de connexion facile.

Une source de vérité

Le lieu de travail numérique de nombreuses organisations peut être un dépôt de fichiers déroutant et négligé. Avec le départ du personnel, aucune gouvernance ou responsabilité, les politiques, les réglementations, les données et autres éléments essentiels des informations de l’entreprise ne peuvent être dupliqués, remplacés, modifiés. Sans gestion de ces éléments critiques, les entreprises s’exposent à des risques. Pour les employés eux-mêmes, le cheminement pour acquérir les informations correctes peut être déroutant et problématique, ce qui peut souvent conduire à des erreurs. Par conséquent, tout ce que vous utilisez pour positionner vos communications doit être bien géré, avec une interface facile à utiliser et une excellente recherche. S’assurer que votre plate-forme est une source de vérité est essentiel pour l’adoption par les employés.

Contenu riche

Bien sûr, la plupart de votre contenu sera lu, mais il existe des supports bien plus efficaces à utiliser lorsque vous devez avoir un impact. Les vidéos, infographies, podcasts, présentations PowerPoint, etc. doivent tous être des formats pouvant être hébergés dans le cadre de votre stratégie de communication interne. Ils peuvent prendre votre message et le rendre plus digeste, plus engageant et beaucoup plus divertissant que le mot écrit. Dans cet esprit, vos outils de communication internes doivent prendre en charge ces formats riches et offrir une excellente expérience utilisateur.

Interaction avec les employés

Nous disons toujours que pour que toute communication interne soit vraiment efficace, elle doit être à double sens. S’assurer que vos employés peuvent commenter et discuter de vos communications est vraiment important si vous voulez qu’ils soient lus et impliqués. Dans cet esprit, vous devez veiller à ce que votre outil de communication interne puisse permettre à vos utilisateurs de laisser des commentaires, de poser des questions, d’identifier des personnes et d’explorer le cas en profondeur avec les pairs et les cadres supérieurs.

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